Hoe werkt het platform?

Ons geïntegreerd dataplatform voor woningcorporaties maakt risico-inspectie en preventiemaatregelen inzichtelijk.
01.

De workflow in beeld gebracht

Aan de hand van een aantal heldere stappen brengen wij uw woningbezit digitaal in beeld.

02.

Databox vullen met input

Het platform dient gevuld te worden met data. Dit geschiedt volgens het volgende stappenplan:

*

Daar de meeste corporaties werken met meerdere systemen, is het vaak lastig om alle gedetailleerde informatie op woning- of complex niveau te bundelen. Wij nemen dit traject samen Luxs uit handen door op een slimme wijze bestaande systemen uit te lezen en te vertalen naar het gewenste format.

**

BAG: basisregistratie adressen en gebouwen.

Op eenheidsniveau worden de volgende gegevens geïnventariseerd:

Complexnummer
Inpandige afvalopslag
Type bouw
Bouwlagen
WKO/WKK
Volledig adres
Eenheden in complex
Bouwjaar
Rookmelder
Inpandig parkeren
Zonnepanelen
Vloeroppervlak (m2)
Renovatiejaar
Privé buitenruimte
Sprinklers in garage
Dakconstructie
Vloerdikte (meter)
Soort renovatie
Asbest
Laadpalen
Vluchtwegen
Bestemmingen
Type huurder
Lift
Bergingen
WOZ-waarde
Complexbeheerder

Sommige velden zijn niet verplicht, maar “nice to have” (bijvoorbeeld vloerdikte).

03.

Classificatie

Alle informatie uit het vastgoed- en schadebestand wordt gebruikt voor een risicoclassificatie per complex. Op basis van datacombinaties worden de complexen ingeschaald in driecategorieën: groen (in orde), oranje (aandacht nodig), rood (zorgelijk).

Data elementen voor classificatie

Na afronding van deze exercitie kan er een nulmetingsrapport worden opgeleverd, waarin van ieder complex de initiële risicoclassificatie staat opgenomen. Op basis van de totalen kan eeneerste risico-inschatting van het totale bezit worden gemaakt. Deze risico-inschatting kan vervolgens worden afgezet tegen andere corporaties die gebruikmaken van het platform, als ook tegen bredere sectorale data en ervaringen van Burghgraef van Tiel.

04.

Shortlist complexen

De complexen met een oranje of rode classificatie verdienen een “diepere” blik. Deze shortlist zal met de corporatie worden gedeeld. De corporatie kan dan controleren of er geen complexen zijn geselecteerd die bijvoorbeeld op de nominatie voor sloop staan.

05.

Verdiepende blik

Zodra de selectie aan panden is gecontroleerd en goedgekeurd, gaat het verdiepende traject voor deze complexen van start. Voor ieder complex is, bij aanvang van het traject, een complexbeheerder met naam en e-mailadres kenbaar gemaakt. Zij zullen voor de geselecteerde locaties een verzoek tot invullen van een digitale vragenlijst ontvangen. Het is raadzaam om de betreffende beheerders vooraf te informeren over de achtergrond, noodzaak en werking van dit traject, alsmede hun rol hierbinnen. Raetsheren kan ondersteunen door middel van het leveren van input voor een interne briefing.

De uitnodiging aan de beheerder wordt geautomatiseerd verstuurd. Er kan ingelogd worden via een internetverbinding, op elk willekeurig device. Bij de eerste maal aanmelden kan in het inlogscherm een eigen e-mailadres en wachtwoord worden opgegeven.

Tevens wordt er gebruikgemaakt van een tweestapsverificatie via een e-mailadres of telefoonnummer. Na inloggen zijn alle geselecteerde complexen voor de betreffende beheerder, met bijbehorende vragenlijst, zichtbaar in één portal.

De vragenlijst kan variëren per complex daar deze gekoppeld is aan de risico-inschaling, alsmede bestemming van het pand. Er zijn drie categorieën: wonen, zorg (incluis potentiële horecavoorzieningen) en horeca. Er worden ongeveer 10 vragen, al dan niet met verdiepende subvragen, gesteld. De vragen zijn een aanvulling op de eerdere risico-inschaling. De vragen dienen te worden beantwoord op basis van de huidige, feitelijke situatie. Bij twijfel dient een vraag open te worden gelaten.

06.

Nieuwe risico-inschaling

De eerste risicoclassificatie is nu aangevuld met verdiepende informatie uit de vragenlijst. Het is derhalve tijd voor een nieuwe risico-inschaling.

De definitieve risico-inschaling is leidend voor het verdere vervolg: geautomatiseerde preventietips, een video-walk through of een inspectie op locatie.

07.

Geautomatiseerde preventietips

Voor een deel van de locaties kan worden volstaan met geautomatiseerde preventie adviezen die worden getriggerd op basis van de informatie uit de vragenlijst en het data- en schadebestand. De betreffende beheerder krijgt een melding per mail dat er preventietips gereed staan. Na inloggen in het portal worden de tips zichtbaar en kunnen deze ook worden voorzien van opvolging (gereed melden, uploaden bewijsmiddelen). Na opvolging van de maatregelen wordt de risicoclassificatie van het pand weer aangepast.

08.

Inspectie

Voor locaties met een hoger risicoprofiel zal een inspectie via video of op locatie worden geïnitieerd. De beheerder zal in het portal de maatregel “inspectie” terug lezen. Ook Raetsheren wordt van deze maatregel op de hoogte gebracht. Wij zullen het initiatief nemen tot het plannen van een afspraak.Door de corporatie kan dan eventueel voorafgaand aan de inspectie nog aanvullende informatie worden aangeleverd betreffende het complex, bijvoorbeeld uit eerdere / andere trajecten inzake(brand)veiligheid. Hiermee wordt dubbel werk voorkomen.

De rapportage van de inspectie zal worden geüpload in het platform. Preventiemaatregelen die hieruit voortvloeien zullen op complexniveau ook in het portal klaar worden gezet ter opvolging. Het proces verloopt dan vervolgens hetzelfde als bij de geautomatiseerde maatregelen.

09.

Management inlog

Medewerkers naar keuze kunnen een inlog verkrijgen voor de managementomgeving van het platform. Deze omgeving is opgebouwd uit drie hoofddomeinen:

Risicoplannen

Dit betreft een overview van alle complexen.

Wanneer een complex geselecteerd wordt, kan er meer inzicht worden verkregen in de risico-inschaling en openstaande maatregelen.

Controls manager

Via deze view is er zicht op alle openstaande preventie-adviezen. Deze informatie kan meegenomen worden in de onderhoudsbegroting en -planning.

Dashboard

In het dashboard wordt middels visualisaties en rapportages onder meer inzicht geboden in:

  • De regionale risicospreiding van het bezit.
  • Voortgang van de preventiemaatregelen.
  • Verbetering van het risicoprofiel.
  • Risico-inschaling op specifieke risico’s (brand, waterschade) voor en na preventie.

De output van het dashboard kan ook gedeeld worden met verzekeraars tijdens inkooptrajecten en/of prolongatiegesprekken. Dit is een optie, geen verplichting. De verzekeraars hebben ook geen toegang tot het platform.

10.

Aanvullende diensten

Preventie is een driehoek van: organisatorische maatregelen (huishouding in en om het pand), technische maatregelen en communicatie (richting huurders). Het platform faciliteert met namede technische en organisatorische maatregelen. In aanvulling op het platform kunnen wij ook een bijdrage leveren aan:

  • Organisatorische maatregelen: training van beheerders op risicoherkenning, opvolgingen handhaving
  • Communicatie: leveren van input voor communicatiestromen naar huurders, bijvoorbeeld het huurdersmagazine of de website.
11.

Managementsessies

Om de voortgang van het preventietraject te monitoren en borgen organiseren wij periodieke (management)sessies. Tijdens de sessies kunnen ook de opvolging van de preventiemaatregelen en de vervolgstappen goed worden afgestemd.

12.

Maatwerk

Diverse corporaties hebben bij ons aangegeven al trajecten te hebben opgestart op het gebied van brandveiligheid, soms ook met behulp van een externe partner. De vraag is dan in hoeverre het Raetsheren Platform een toevoeging is. Worden er geen dubbele werkzaamheden gedaan, en dus dubbele kosten gemaakt?

De invulling van het platform is te allen tijde maatwerk. Er zitten diverse controlemomenten in het traject om dubbele werkzaamheden te voorkomen. Daarnaast zijn er nog enkele, grote verschillen met andere trajecten:

  • De invalshoek is een verzekeringstechnische, gericht op het ontstaan en/of vergroten van schade aan het bezit.
  • Brandinspecties gaan veelal uit van het Bouwbesluit. Het Bouwbesluit is gericht op veiligheid van de bewoner en/of de brandweer, en niet direct op behoud van (delen van) het vastgoed. Daarnaast loopt het Bouwbesluit op onderdelen – bijvoorbeeld verduurzaming – achter. Ons traject kijkt dan ook verder dan deze wetgeving.
  • Wij focussen ons niet alleen op brandveiligheid, maar ook op andere factoren: risico op brandstichting, waterschade, stormschade, inbraak, vandalisme.
  • Er wordt niet alleen gekeken naar technische factoren, maar ook naar de huishouding in en om het pand, training en coaching van uw opzichters, beleid en huurderscommunicatie.
  • U heeft één centrale, digitale omgeving voor de risicoprofielen en risico-inschaling van uw vastgoed, de preventie-adviezen en de opvolging. Dit hoeft dientengevolge niet meer in losse Excel-bestanden of systemen te worden geadministreerd.
  • Wij voeren nulmetingen uit op de opvolging van de preventie-aanbevelingen.
  • Wij bieden uitgebreide rapportage- en dashboard mogelijkheden voor interne en externe presentaties.
13.

Over Raetsheren

Raetsheren is een zelfstandige en onafhankelijke, internationaal opererende, assurantiemakelaar zonder eigendomsverhoudingen tot banken en verzekeraars. De assurantiemakelaars en adviseurs van Raetsheren kennen de opdrachtgevers, de markten en het vakgebied van risico’s en verzekeringen. Met die kennis, ervaring en deskundigheid ondersteunen zij opdrachtgevers met segmentspecifieke oplossingen. Bijvoorkeur door risico’s weg te nemen en daarnaast door risico’s te managen en processen te beheersen.

45% marktaandel

Raetsheren in de sociale huursector
14.

Onze partners

Wij werken samen met de meest vooraanstaande partijen in de markt.

Troostwijk biedt de corporatie én Raetsheren expertise en kennis op het vlak van platforminrichting, taxatie, inspectie en preventie binnen één groepsonderneming

De platformanalyse draait op het “Burghgraef risicomodel” aangevuld met hun preventiediensten en trainingen.

Oodit verzorgt het platform voor de samenwerking. U ontvangt een eigen Oodit licentie, met toegang tot uw eigen online omgeving.

Luxs ondersteunt u bij het samenbrengen en aanleveren van alle relevante informatie over uw bezit.

15.

Nadere informatie

Heeft u nog vragen:

Tessa Feller (mr)

Segmentleider

Elize Capel

Accountmanager

Tara Jonkheijm

Accountmanager

Henk Rootjes

Accountmanager
Maak gebruik van ons platform Inspectie en Preventie
  • Inspectie & analyse
  • Preventiemaatregelen
  • Periodieke controle
  • Management informatie

“Door proactief data te analyseren creëren wij inzichten voor onze relaties. Wij willen corporaties bewust en zelfverzekerd laten handelen waardoor zij zich kunnen focussen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van governance, vastgoedportefeuille, duurzaamheid en huurders..”

Imco Stuiksma
CCO bij Raetsheren
Voer uw gegevens in. Onze accountmanagers nemen contact met u op voor het inplannen van een kennismaking.
Met het versturen van het formulier gaat u akkoord met de privacyverklaring
Bedankt! We hebben uw bericht ontvangen en komen spoedig bij u terug.
Oeps! Hier gaat iets mis.